Chapitre 5 : LES OUTILS AVANCES D’ORGANISATION ET DE PILOTAGE DES PROJETS (4/6)

4. Conception d’ensemble et budget

Faire le MONTAGE et la conception d’un projet c’est répondre à un certain nombre de questions en suivant un ordre rigoureux et logique. Maintenant reprenons cette séquence et regardons la du point de vue des outils.

Voyons maintenant ce qu’il en est de la faisabilité. Une fois que l’on a établi le diagramme de Gantt, on a tout ce dont on a besoin, il reste à voir si les moyens que l’on a défini sont effectivement disponibles. Pour cela on établit un budget, ce qui va permettre de quantifier le projet en vue de demander son financement.

a- Conception d’un projet

Pour concevoir un projet, on se pose les questions suivantes :

1. Définir ce qui est demandé : Quel est le besoin, les contraintes ?

2. Lister les tâches: Qu’est-ce qui doit être fait ? Comment découper le projet en lots de tailles appropriées?

3. Répartir les responsabilités : Qui coordonne, réalise, et valide chaque tâche ?

4. Évaluer la durée et l’ordre des tâches: Combien de temps faut-il pour faire...? Dans quel ordre doit-on procéder ?

5. Prendre en compte les ressources: Quels sont les acteurs/réalisateurs et ressources disponibles/nécessaires (compétence + disponibilité) ?

A chaque précédente question correspond un ensemble d’outils comme relaté ci-dessous :

·         Poser les bases de ce qui est demandé : Cahier des charges fonctionnel

·         CdC + opérations nécessaires à la réalisation : Diagramme des travaux

·         Diagramme des travaux + qui fait/coordonne quoi : Matrice RACI / diagramme des responsabilités

·         Diagramme des responsabilités + durée et ordre des tâches : PERT

·         PERT + ressources disponibles : Gantt, calendrier du projet.

b- Le budget

La gestion de projet nécessite des moyens financiers. Ceux-ci sont de deux types: les recettes et les dépenses.

Les recettes sont des rentrées d’argent comme l’apport de sponsors ou de l’entreprise, la vente de produits...

Les dépenses ou charges sont les montants nécessaires pour payer les différents intervenants, les locations, les achats de matériels, etc.

Dans un projet, il s’agit de chiffrer le budget des dépenses relativement à trois types de ressources:

1. Les ressources humaines : c’est la ressource la plus importante.

Ex le simple fait d’organiser une réunion représente une mobilisation financière importante qu’il faut comptabiliser ;

2. Logistique et équipements : locaux, salles de réunions, machines, ordinateurs…doivent être chiffrés en termes de frais de location ou d’amortissement (ressources amortissables) ;

3. Les dépenses : sous forme de cash via la trésorerie (ressources financières).

Ce point met fin à la phase de montage.