Quels sont outils informatiques que vous pouvez utiliser
pour animer et gérer votre projet ?
1. Bien utiliser le mail
Le courrier électronique existait avant Internet et fut un
outil précieux lors de la création de celui-ci. Il prit forme en 1965 en tant
que moyen de communication entre utilisateurs d’ordinateur à exploitation
partagée.
a. Les bases
Une interface de courrier électronique comporte 4 principaux
champs :
● Destinataire(s) >attente
d'une action ou d'une réponse, une ou plusieurs personnes
● Personne(s) en copie champ CC (copie carbone ou copie conforme)
> pour personne dont nous attendons pas une réaction
● Copie(s) cachée(s) champ CCi ou BCC (copie carbone invisible ou copie conforme invisible) > pour
destinataire confidentiel ou, en cas d’envoi à de très nombreux destinataires,
pour ne pas permettre à l’un ou l’autre d’utiliser la fonction “Répondre à tous”
;
● Le sujet : obligatoire et à
rédiger en premier de préférence. Exemple : [nom projet] détails
b. Risques
● Propager des virus (parfois
dans les pièces jointes), des canulars (hoax), ces phrases permettent de
reconnaître les canulars: “Faites suivre à tous ceux que vous connaissez” ou
“Envoyez a au moins 10 personnes”
● Un mail envoyé ne se rattrape
pas. Par conséquent, il faire très attention
● L’abus de copie, le spam
(message indésirable)
● “Exploser” la boite mail du
réseau si trop de pièce jointes lourdes ou tout simplement ne pas réussir à
envoyer son mail s’il dépasse 10 Mo. Dans ce cas passer plutôt par le réseau ou
par un groupware (au-delà de 5 personnes).
“ Groupware (ou collecticiel )
est un type de logiciel qui permet à un groupe de personnes de
partager des documents à distance
pour favoriser le travail collaboratif. L'origine anglosaxonne
du terme Groupware est une
extension de Hardware et Software, mais on utilise aussi CSCW (Computer Supported
Cooperative Work). En français le mot Collecticiel est recommandé, mais on
utilise aussi logiciel de travail collaboratif ou logiciel de groupe.”
c. Gmail
Gmail dispose de nombreux outils permettant de mettre en
suivi, filtrer et classer les mails.
Il permet également d’effectuer des recherches rapides.
Le Hors connexion permet de répondre et de les envoyer des
que vous avez une connexion internet.
2. Les risques de
sécurité
a. Confidentialité et priorisation
La confidentialité est garantie par des mots de passe mais les
mails sont peu sûrs : ils sont transférés de serveur en serveur sans être
cryptés. En effet, afin d’augmenter la rapidité de circulation de l’information
les emails sont copiés sur plus de 40 serveurs répartis sur la planète. Les emails
peuvent être cryptés à la source et signés après obtention d’un certificat
électronique auprès d’un tiers de confiance. Les documents Office (Word, Excel,
PDF) peuvent être chiffrés et signés électroniquement à la source.
b. Mots de passe
Il est nécessaire de prioriser les informations importantes,
ainsi un mot de passe de forum est moins important que le mot de passe pour
accéder à sa banque. Le mot de passe de son appareil mobile (téléphone ou
ordinateur) est essentiel.
Les pratiques à éviter :
● Utiliser le même mot de passe
partout : l’administrateur d’un site connaît (ou peut connaître, cela dépend
des systèmes) votre mot de passe. Il faut donc éviter de lui donner un accès à
tous vos accès internet.
● Utiliser des mots de passe
dérivés du dictionnaire
● Utiliser des questions de
sécurité “bateau” du genre date de naissance
● Enregistrer ses mots de passe
dans le navigateur
Équilibre entre sécurité et mémorisation :
Un mot de passe compliqué et long peut être très sécuritaire
mais difficile à retenir. Une phrase mnémotechnique s’avère plus simple et plus
ardu à décrypter qu’une code court mélangeant plusieurs types d’éléments.
“ Il_est_beau_mon_bateau_Au_bord_de_lO ” est 10 fois plus
difficile à décrypter que “ I28zkv0 ”.
Gestionnaire de mot de passe
La multitude de connexions et de comptes entraîne une
augmentation du nombre de mot de passe à mémoriser. Des logiciels spécifiques
comme les gestionnaires de mots de passe permettent de pallier au problème en
proposant par exemple de ne retenir qu’un mot de passe “maître”, le logiciel se
chargeant de retenir les autres et de remplir à notre place les différents accès
aux sites.
Type d’attaque contre les mots de passe
● Attaque de type “dictionnaire”
: tous les mots du dictionnaire sont essayés
● Attaque force brute : test de
combinaisons une à une
● Hameçonnage : un faux site
vous demande vos codes d’accès…
et bien d’autre encore.
c. Les virus
Un antivirus à actualisation automatique avec la protection en temps réel activée
;
·
Avast!
et Avira sont gratuits et
utilisables ;
·
Ne pas utiliser le même antivirus partout.
Vérifier que le parefeu/firewall est activé : ZoneAlarm
Sauvegarder régulièrement : sur différents
supports.
Je vous propose un récapitulatif des logiciels gratuits :
·
Truecrypt
: permet de crypter un fichier, des fichiers et/ou tout le contenu de
l’ordinateur.
·
KeePass :
permet de stocker tous les mots de passe dans un unique fichier. Un seul
mot de passe “maître” sera à retenir.
·
Avast et
Avira : 2 propositions de logiciels de protections antivirus.
·
ZoneAlarm
: parefeu, protège l’ordinateur des virus, des logiciels espions, du phishing
et autres attaques.
3. Collaborer à
distance avec Google Drive
a. Documents
Avec Google Drive, on fait du traitement de texte en ligne
en travaillant simultanément à plusieurs (50 au maximum).
b. Feuilles de calcul
Également appelées “Tableur”, elles sont composées de
cellules pouvant contenir du texte, une valeur ou une formule de calcul.
c. Présentations
Google Drive Présentations permet de travailler de façon
collaborative et de présenter des diapositives (Slideshow).
4. Autres outils
internet
a. Réseaux sociaux
Quand on travaille à plusieurs, une bonne façon de garder le
contact est d’utiliser les réseaux sociaux. Ils comportent des outils
spécifiques pour les équipes. Exemples :
● Google+ : communautés
● Facebook : groupes
Ces dispositifs permettent aux membres d’une équipe de :
● garder le contact ;
● discuter ;
● et parfois échanger des
informations, des documents, des photos, etc.
b. Dropbox
Dropbox est un système de stockage de fichiers.
Avantages :
● tous types de fichiers (au
contraire de Google Drive) ;
● version gratuite = 2 Go ;
● permet la synchronisation des
fichiers stockés sur différent ordinateurs, téléphones
mobiles, etc.
● sauvegardes et synchronisations
automatiques ;
● copie de fichiers sur le site
Web Dropbox.
Inconvénients :
● partage de fichiers “seulement”
● travail simultané impossible (au
contraire de Google Drive).
Une des fonctions accessibles sur
le site de Dropbox, le versionning : les versions
successives de vos documents sont
sauvegardées sur Internet.
Les fonctions essentielles de Dropbox site web:
● accès aux fichiers ;
● journal des événements ;
● partage.
Autres services équivalents :
● Google Drive ;
● Box ;
● iCloud (Apple) ;
● SkyDrive ;
● etc.
5. Les réunions en
ligne
a. Hangouts
c’est un système de téléréunion (similaire à la
visioconférence,mais gratuite et légère).
Hangout de Google et Google+ est très pratique car ne
demande d’installer aucun logiciel mais nécessite seulement un navigateur web +
webcam + micro.
Ses fonctions plus nombreuses que chez ses concurrents :
● partager l’écran (avec possibilité
de choisir la fenêtre de l’ordinateur qu’on partage)
● chat
● zoomer
● couper le son
● regarder une vidéo ensemble (que
l’on peut l’arrêter pour discuter)
● mind mapping
● non seulement des réunions en
petits comités (max 10 personnes), mais aussi webcast : enregistrement et
diffusion large YouTube qui permet de diffuser à beaucoup de personnes.
b. Autres solutions
·
Pour les diapositives : Powerpoint (CtrlF5) peut
envoyer une présentation directement sur internet. On transmet l’url à notre
interlocuteur et il la voit en même temps que nous.
·
Pour la voix: Skype, téléphone
·
Outils de téléconférence : Teamviewer ,
Gotomeeting , Webex.
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