Chapitre 2 : LES OUTILS INFORMATIQUES DE LA GESTION DE PROJET

Quels sont outils informatiques que vous pouvez utiliser pour animer et gérer votre projet ?

1. Bien utiliser le mail

Le courrier électronique existait avant Internet et fut un outil précieux lors de la création de celui-ci. Il prit forme en 1965 en tant que moyen de communication entre utilisateurs d’ordinateur à exploitation partagée. 

a. Les bases

Une interface de courrier électronique comporte 4 principaux champs :

● Destinataire(s) >attente d'une action ou d'une réponse, une ou plusieurs personnes

● Personne(s) en copie champ CC (copie carbone ou copie conforme) > pour personne dont nous attendons pas une réaction

● Copie(s) cachée(s) champ CCi ou BCC (copie carbone invisible ou copie conforme invisible) > pour destinataire confidentiel ou, en cas d’envoi à de très nombreux destinataires, pour ne pas permettre à l’un ou l’autre d’utiliser la fonction “Répondre à tous” ;

● Le sujet : obligatoire et à rédiger en premier de préférence. Exemple : [nom projet] détails

b. Risques

● Propager des virus (parfois dans les pièces jointes), des canulars (hoax), ces phrases permettent de reconnaître les canulars: “Faites suivre à tous ceux que vous connaissez” ou “Envoyez a au moins 10 personnes”

● Un mail envoyé ne se rattrape pas. Par conséquent, il faire très attention

● L’abus de copie, le spam (message indésirable)

● “Exploser” la boite mail du réseau si trop de pièce jointes lourdes ou tout simplement ne pas réussir à envoyer son mail s’il dépasse 10 Mo. Dans ce cas passer plutôt par le réseau ou par un groupware (au-delà de 5 personnes).

“ Groupware (ou collecticiel ) est un type de logiciel qui permet à un groupe de personnes de

partager des documents à distance pour favoriser le travail collaboratif. L'origine anglosaxonne

du terme Groupware est une extension de Hardware et Software, mais on utilise aussi CSCW (Computer Supported Cooperative Work). En français le mot Collecticiel est recommandé, mais on utilise aussi logiciel de travail collaboratif ou logiciel de groupe.”

c. Gmail

Gmail dispose de nombreux outils permettant de mettre en suivi, filtrer et classer les mails.

Il permet également d’effectuer des recherches rapides.

Le Hors connexion permet de répondre et de les envoyer des que vous avez une connexion internet.

2. Les risques de sécurité

a. Confidentialité et priorisation

La confidentialité est garantie par des mots de passe mais les mails sont peu sûrs : ils sont transférés de serveur en serveur sans être cryptés. En effet, afin d’augmenter la rapidité de circulation de l’information les emails sont copiés sur plus de 40 serveurs répartis sur la planète. Les emails peuvent être cryptés à la source et signés après obtention d’un certificat électronique auprès d’un tiers de confiance. Les documents Office (Word, Excel, PDF) peuvent être chiffrés et signés électroniquement à la source.

b. Mots de passe

Il est nécessaire de prioriser les informations importantes, ainsi un mot de passe de forum est moins important que le mot de passe pour accéder à sa banque. Le mot de passe de son appareil mobile (téléphone ou ordinateur) est essentiel.

      Les pratiques à éviter :

● Utiliser le même mot de passe partout : l’administrateur d’un site connaît (ou peut connaître, cela dépend des systèmes) votre mot de passe. Il faut donc éviter de lui donner un accès à tous vos accès internet.

● Utiliser des mots de passe dérivés du dictionnaire

● Utiliser des questions de sécurité “bateau” du genre date de naissance

● Enregistrer ses mots de passe dans le navigateur

      Équilibre entre sécurité et mémorisation :

Un mot de passe compliqué et long peut être très sécuritaire mais difficile à retenir. Une phrase mnémotechnique s’avère plus simple et plus ardu à décrypter qu’une code court mélangeant plusieurs types d’éléments.

“ Il_est_beau_mon_bateau_Au_bord_de_lO ” est 10 fois plus difficile à décrypter que “ I28zkv0 ”.

      Gestionnaire de mot de passe

La multitude de connexions et de comptes entraîne une augmentation du nombre de mot de passe à mémoriser. Des logiciels spécifiques comme les gestionnaires de mots de passe permettent de pallier au problème en proposant par exemple de ne retenir qu’un mot de passe “maître”, le logiciel se chargeant de retenir les autres et de remplir à notre place les différents accès aux sites.

      Type d’attaque contre les mots de passe

● Attaque de type “dictionnaire” : tous les mots du dictionnaire sont essayés

● Attaque force brute : test de combinaisons une à une

● Hameçonnage : un faux site vous demande vos codes d’accès…

et bien d’autre encore.

c. Les virus

      Un antivirus à actualisation automatique avec la protection en temps réel activée ;

·         Avast! et Avira sont gratuits et utilisables ;

·         Ne pas utiliser le même antivirus partout.

      Vérifier que le parefeu/firewall est activé : ZoneAlarm

      Sauvegarder régulièrement : sur différents supports.

Je vous propose un récapitulatif des logiciels gratuits :

·         Truecrypt : permet de crypter un fichier, des fichiers et/ou tout le contenu de l’ordinateur.

·         KeePass : permet de stocker tous les mots de passe dans un unique fichier. Un seul mot de passe “maître” sera à retenir.

·         Avast et Avira : 2 propositions de logiciels de protections antivirus.

·         ZoneAlarm : parefeu, protège l’ordinateur des virus, des logiciels espions, du phishing et autres attaques.

3. Collaborer à distance avec Google Drive

a. Documents

Avec Google Drive, on fait du traitement de texte en ligne en travaillant simultanément à plusieurs (50 au maximum).

b. Feuilles de calcul

Également appelées “Tableur”, elles sont composées de cellules pouvant contenir du texte, une valeur ou une formule de calcul.

c. Présentations

Google Drive Présentations permet de travailler de façon collaborative et de présenter des diapositives (Slideshow).

4. Autres outils internet

a. Réseaux sociaux

Quand on travaille à plusieurs, une bonne façon de garder le contact est d’utiliser les réseaux sociaux. Ils comportent des outils spécifiques pour les équipes. Exemples :

● Google+ : communautés

● Facebook : groupes

Ces dispositifs permettent aux membres d’une équipe de :

● garder le contact ;

● discuter ;

● et parfois échanger des informations, des documents, des photos, etc.

b. Dropbox

Dropbox est un système de stockage de fichiers.

Avantages :

● tous types de fichiers (au contraire de Google Drive) ;

● version gratuite = 2 Go ;

● permet la synchronisation des fichiers stockés sur différent ordinateurs, téléphones

mobiles, etc.

● sauvegardes et synchronisations automatiques ;

● copie de fichiers sur le site Web Dropbox.

Inconvénients :

● partage de fichiers “seulement”

● travail simultané impossible (au contraire de Google Drive).

Une des fonctions accessibles sur le site de Dropbox, le versionning : les versions

successives de vos documents sont sauvegardées sur Internet.

Les fonctions essentielles de Dropbox site web:

● accès aux fichiers ;

● journal des événements ;

● partage.

Autres services équivalents :

● Google Drive ;

● Box ;

● iCloud (Apple) ;

● SkyDrive ;

● etc.

5. Les réunions en ligne

a. Hangouts

c’est un système de téléréunion (similaire à la visioconférence,mais gratuite et légère).

Hangout de Google et Google+ est très pratique car ne demande d’installer aucun logiciel mais nécessite seulement un navigateur web + webcam + micro.

Ses fonctions plus nombreuses que chez ses concurrents :

● partager l’écran (avec possibilité de choisir la fenêtre de l’ordinateur qu’on partage)

● chat

● zoomer

● couper le son

● regarder une vidéo ensemble (que l’on peut l’arrêter pour discuter)

● mind mapping

● non seulement des réunions en petits comités (max 10 personnes), mais aussi webcast : enregistrement et diffusion large YouTube qui permet de diffuser à beaucoup de personnes.

b. Autres solutions

·      Pour les diapositives : Powerpoint (CtrlF5) peut envoyer une présentation directement sur internet. On transmet l’url à notre interlocuteur et il la voit en même temps que nous.

·      Pour la voix: Skype, téléphone

·      Outils de téléconférence : Teamviewer , Gotomeeting , Webex.