Chapitre 4 : LES OUTILS ESSENTIELS D’ORGANISATION DE GESTION DES PROJETS

Le chapitre qui est présenté ici porte sur les démarches essentielles d’organisation des projets : comment animer une réunion, répartir le travail entre les membres de l’équipe, avec qui négocier les objectifs…

Ces outils servent dans la phase initiale de démarrage de projet avant que les outils avancés (planning, budget, gestion des risques..) ne soient en place.

1. Fixer et négocier les objectifs d’un projet

Avant de se lancer dans la gestion de projet avancée, traiter de l'essentiel, il faut :

–      Définir et négocier des objectifs avec les bonnes personnes

–      Organiser rapidement une équipe

–      Formaliser les décisions

–      Vérifier que les actions sont efficaces.

Pour cela, les outils à utiliser sont :

      le tableau des acteurs d’un projet

      la matrice SWOT

      le PDCA

      le triangle Qualité/Coût/Délais

a- Tableau des acteurs d’un projet

Au démarrage d’un projet, il faut définir les différents acteurs du projet en répondant à la question : Qui négocie les objectifs d’un projet ?

[Rôles] ‐ Ceux qui…	[Désignation] ‐ Sont les…
… demandent, payent, utilisent/récupèrent le résultat ou décident d’arrêter le projet	Client (client solvable), maître d’ouvrage (MOA), commanditaire, bailleur de fonds.
… pilotent le projet	Chef de projet, maître d’œuvre (MOE), directeur, coordinateur de projet...
… réalisent le projet	Équipe projet : acteurs projet (qui travaillent dans l’entreprise sur le projet), prestataires, consultants… ‐> principale force de travail du projet !
… sont concernés, par exemple soutiennent ou s’opposent au projet sans y travailler	parrains, parties prenantes (stakeholders), sponsors (Ce sont ceux qui de manière indirecte sont concernés par le projet sans en être les utilisateurs ou les réalisateurs)

Négocier les objectifs d’un projet, c’est discuter avec tous ces acteurs lors de la phase de démarrage.

b- Analyse forces‐faiblesses ou matrice FFOM/SWOT

Aide à la définition de l’objectif et à la stratégie du projet. Sert à analyser la pertinence et la cohérence du projet en prenant en compte tous les facteurs. Il s’agit de remplir les 4 cases repérées par les lettres S,W,O et T.

	Éléments positifs (pour atteindre le projet)	Éléments négatifs (pour atteindre le projet)
Origine Interne au projet (organisationnelle)	Forces S (en anglais Strengths )	Faiblesses W (en anglais Weaknesses )
Origine Externe (origine=environnement)	Opportunités O (en anglais Opportunities )	Menaces T (en anglais Threats )

La matrice SWOT est un modèle élaboré vers 1960 et elle est traitée lors de la 1ère réunion pour faire l’inventaire des différents éléments du projet pour décider de son démarrage ou pas. Il y a lieu de la remettre à jour régulièrement.

c- Cycle d’action ou roue de Deming (PDCA)

Le cycle d’action PDCA est une méthode utilisée pour situer les différentes étapes à suivre pour améliorer la qualité dans une organisation.

Cycle d’action ou Roue de Deming (au nom de celui qui a popularisé la méthode en 1950, son inventeur est Walter A. Sheurart) définit que chaque projet a un cycle qui a pour étapes :

      Préparer ‐ Planifier (en anglais Plan) : préparer l’action, définir les objectifs, ce qu’il y a à faire

      Dérouler (réaliser, développer, tester) (en anglais Do ) : mettre en œuvre

      Contrôler (en anglais Check) : après la phase de réalisation, pour voir si ce qu’on a obtenu est conforme aux objectifs définis. Vérification et analyse des écarts => degré d’atteinte des objectifs définis à partir d’indicateurs de performance + mesure d’impacts

      Ajuster ‐ Ancrer (en anglais Act ) : tirer les leçons avant de définir une nouvelle action. Réagir et capitaliser si possible pour le ré ‐ appliquer. Reboucler sur une nouvelle planification d’action, tirer les leçons de la non atteinte des objectifs avant de planifier une nouvelle action.

d- Triangle Qualité‐Coûts‐Délai

Outil principal pour négocier ou renégocier un objectif en cours de route.

Un projet (livrable) est un compromis entre les 3 éléments (3 côtés du triangle) et peut être visualisé par un point dans un triangle.

● Qualité (en anglais Scope) : spécifications techniques, cahier des charges, exigences : fonctions, fiabilité du livrable, facilité d’utilisation, ergonomie.

Attention “ scope ” est différent de “ quality ”

● Contraintes de délai (en anglais Time) : début et fin, peuvent entraîner des pénalités de retard si non respecté, date de fin imposée...

● Coûts (en anglais cost) : toutes les ressources portées au budget (salaires, machines, prototype, prestations externes…)

Un livrable est caractérisé par les 3 éléments:

● un degré de qualité

● un délai de finalisation

● des ressources à mobiliser

Le triangle sert à visualiser l’impact d’une modification d’une des exigences sur les deux autres. Il sert donc à renégocier les objectifs avec le commanditaire. Aller plus vite cela coûte plus cher, ou cela oblige à renoncer à certaines fonctions du projet (qualité). C’est un outil qualitatif, une métaphore; le chiffrage et le calcul ne sont pas possibles. C’est plutôt un outil de dialogue avec le commanditaire (client ou MOA).

2. Organiser des réunions efficaces

a- Des réunions utiles

Les réunions sont‐elles utiles ? Pour prendre conscience de l’impact des réunions on peut en calculer les coûts.

Coût d’une réunion = coût salarial horaires X nombre de participants X durée de la réunion + coût des moyens mobilisés (salle, matériels de présentation, photocopies….)

Il faut donc qu’elles soient efficaces :

      Trouver le bon moment pour organiser la réunion : fixer une date ni trop tôt ni trop tard dans la conduite du projet

      Inviter les bonnes personnes > erreurs possibles : oublier des personnes (experts, décideurs) ou convier des personnes non intéressées par le projet = réunion ratée car sans décision

      Préparer la réunion : une réunion est un investissement donc il ne faut pas le faire à la légère > en moyenne 1 heure de réunion = 4 heures de préparation (réservation de la salle, invitation des participants, impression des documents, réalisation du support de présentation, …).

·         1 ou plusieurs travail/travaux est présenté

·         présentation claire et précise

      Dans le déroulé de la réunion, l’animateur doit, avant de commencer, balayer les objectifs :

·         présenter un ordre du jour (liste de tous les points à traiter, classés par ordre d’importance) : traiter le plus important au début pour éviter les questions éludées en fin de réunion par manque de temps.

·         faire un tour de table avec ce que chacun a fait, pour des points complémentaires à aborder (chacun vient pour présenter son travail).

·         rappeler les livrables attendus et des décisions importantes prises la fois précédente (afin d’assurer un suivi).

b- Les types de réunion

Il existe 4 types de réunion:

·         Réunion technique

·         Réunion de chantier

·         Réunion d’avancement

·         Stand-up meeting

Réunion technique

      Sujets approfondis

      Participants : membres de l’équipe concernés par le problème (+ experts/consultants, clients).

      But : travail sur des points précis, résoudre un problème

      Séquences : prévoir un ordre du jour, un traitement point par point, objectifs pour la fois suivante.

      Durée : Seul type de réunion pouvant dépasser 1 heure, car les problèmes énoncés dans l’ODJ doivent trouver des réponses.

Réunion de chantier

C’est la réunion où on présente un rapport et on reçoit une évaluation ; (peut se comparer p.e. à la soutenance d’un mémoire)

      Participants : obligatoirement le chef de projet, parfois l’équipe, les responsables de l’équipe, les encadrants, le client, le comité de pilotage, les décideurs...

      But : présenter l’essentiel comme l’avancement et les résultats du projet (avancement, retards …)

      Séquences : prévoir l’ordre du jour, présentation de rapports, questions, (délibérations), bilan.

      Durée : Jamais plus d’une heure. Ce type de réunion doit être efficace (aller à l’essentiel) et bref.

Le terme de réunion de chantier peut souvent être remplacé “comité de pilotage".

Réunion d’avancement

      Participants : membres de l’équipe projet.

      But : suivre l’avancement, organisation (planning) , traiter les problèmes , entraide entre participants pour motiver les équipes, détecter les blocages

      Séquences : prévoir un ordre du jour, un traitement point par point, objectifs pour la fois suivante.

      Durée : Peut excéder 1 heure lorsque nécessaire mais non souhaitable.

Stand‐up meeting (réunion éclair / informelle/en bref)

      Principe : rester debout donc très bref

      Participants : ceux qui sont disponibles.

      But : point rapide entre membres de l’équipe.

      Séquences : Chacun répond à trois questions :

·         Qu’ai‐je fait depuis la dernière réunion ?

·         Ce que j’ai à faire maintenant ?

·         Les difficultés que j’ai rencontrées ?

      Durée : très courte car le but est justement d’aller vite (max 20min). Créneau de réunion régulier (ex. à la pause de 10h devant la machine à café).

Toutes les réunions sont suivies d’une trace écrite / d’un compte‐rendu dans les 48 heures.

Le compte‐rendu peut‐être plus ou moins détaillé. Lorsque le compte‐rendu nécessite la validation de son contenu par les participants de la réunion, il est possible de proposer “l’approbation par défaut”.

3. Gérer la phase de démarrage

a- Définir les objectifs

Un bon objectif doit être SMART : Spécifique / Mesurable / Accepté / Réaliste & Ambitieux / Temps

S	Spécifique : simple, concis, précis, clair (ne demandez pas “d’être moins fermé”, mais de prendre la responsabilité de tel travail collectif ou d’animer telle réunion). L’objectif ne doit pas être interprétable, ambivalent, ambigu.
M	Mesurable : vérifiable, quantifiable, chiffré (ne pas dire “diminuer l’absentéisme” mais dire plutôt “réduire l’absentéisme de 15 %”)
A	Accepté : On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on l’aide à le proposer “comment d’après vous...? ”
R	Réaliste & Ambitieux : Trop facile => pas motivant / Trop dur => échec, découragement
T	Temporel : (défini dans le temps) “Pour le…” Date, échéance

Avant de fixer un objectif, il faut s’assurer au préalable que son contexte est bien compris, grâce à l’analyse SWOT ou grâce au QQOQCP (QQOQCP, signifie Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? ,on ajoute souvent à cette liste mnémotechnique un "Combien ?", qui permet également de quantifier les problèmes).

b- La fiche de définition d’un projet

Elle présente le projet, en 6 grandes parties:

      Les enjeux

○ quel est le besoin, le client, les partenaires ? Et l’utilité du projet pour chacun d’eux

○ l’adéquation du projet avec la stratégie du demandeur (pour éviter abandon)

      Le contexte

○ historique/contexte, projets précédents, concurrents

○ Analyse SWOT initiale

○ Relations et interfaces avec les autres acteurs et parties prenantes

○ Le périmètre et les limites du projet. Les contraintes.

      Les résultats attendus : les livrables

○ Est‐ce un produit, un service, un rapport d’expertise ou les 3 à la fois

○ Principaux éléments du cahier des charges ?

○ Les critères et indicateurs mesurables de la réussite ou non du projet

○ l’objectif est bien SMART (expliquer l’objectif par rapport à chacune des caractéristiques S, M, A, R et T)

      Les risques

○ Les conditions et hypothèses de démarrage

○ Approche succincte : 3 à 5 risques immédiatement identifiables

○ ou les scénarios défavorables qui feraient échouer le projet

      Le budget : les moyens et ressources

○ Moyens humains, financiers, matériel, temps nécessaire à la réalisation.

○ Besoins en expertise

      Les acteurs

○ Client ou son représentant (pour la validation du projet)

○ Incluant au besoin les hiérarchies (comité de pilotage)

○ Signature / engagement ‐ Détaillant l’engagement des membres de l’équipe/acteurs

c- la TODO LIST

La Todo list, le travail à faire entre les réunions, doit contenir les tâches à effectuer, le responsable de la tâche et les dates des livrables auxquels on peut ajouter la priorisation, les méthodes de validation des tâches, le % d’avancement (avec la date de mise à jour).