Chapitre 5 : LES OUTILS AVANCES D’ORGANISATION ET DE PILOTAGE DES PROJETS (3/6)

3. Planification

Pour la première partie de cette formation, nous avons pensé en termes de besoin, dans une logique fonctionnelle. Dans la seconde phase on pense en termes de tâche, de responsabilité, d’action. Dans cette troisième phase on va réfléchir en termes de temps.

On va travailler sur la planification du projet et seront présentés les outils : PERT (Program Evaluation and Review Technique), le GANTT et le jalon.

Le temps est une dimension incontournable dans le management de projet. Ces outils sont donc très importants.

a- Le PERT (Program Evaluation and Review Technique)

C’est une technique d’évaluation de la durée et de l’ordre des lots/tâches et d’examen de programmes et de projets.

Le PERT, outil d’élaboration et de mise à jour de programme qui a été élaboré après la seconde guerre mondiale, donc une technique unique de gestion de projet assez récente. Il a été développé par la marine américaine en 1957.

On dit que la Marine américaine a réduit de 7 ans à 4 ans (- 3 ans) son programme de développement en armement appelé Polaris, grâce à la méthode PERT. Elle permet d’optimiser la durée des projets.

Avec le WBS, nous avons déterminé les différents lots à réaliser. Avec la matrice RACI et l’OBS, nous avons répartis les rôles et les responsabilités.

Nous avons connaissance de la durée de réalisation de chaque lot (tâche).

La méthode PERT représentera alors la totalité du projet à travers l’ensemble de ces lots (tâches) sous forme d’un diagramme avec mention de leurs durées, lots antécédents et lots successeurs. De plus, le PERT dispose d’une technique pour le calcul des dates de commencement et d’achèvement de chaque lot avec leur marge de réalisation.

Comment cela fonctionne ?

Il s’agit de faire un calcul à partir d’un réseau de tâches.

On a dans la partie précédente, défini des lots de travail.

On dresse un réseau où chaque lot correspond à:

·         une durée;

·         un/des lots antécédents

·         un/des lots successeurs

Et avant de réaliser certains lots, il faut avoir terminé ceux qui le précédent. ex : on ne peut pas commencer à élever les murs d’une maison si on n’a pas fini les fondations.

A partir de ces informations, on peut passer au calcul du PERT.

Comment fait-on pour calculer PERT?

On commence par T= 0 (date au plus tôt que l’on va pouvoir commencer la tâche). On calcule d’abord les dates “au plus tôt” et on garde le chemin le plus long au cas où il y a plusieurs durées au niveau d’une même étape.

b- Le diagramme de GANTT

Inventé par Henry Gantt (ingénieur américain) dans les années 1910, le diagramme de GANTT correspond au calendrier de réalisation d’un projet.

Il permet facilement de visualiser l’ensemble d’un projet avec tous les lots de travail. Les lots de travail sont représentés par des barres, et les jalons (souvent des réunions) sous forme de losanges.

Dans la gestion de projet, le jalonnement est très important car il permet d’éviter, entre autres, l’effet tunnel.

Le diagramme de Gantt, permet d’identifier (comme pour le PERT) :

·         le chemin critique (marge libre nulle sur le schéma)

·         les marges libres

·         le suivi des tâches du projet en termes d’avances ou de retard.

c- Le jalon 

Il s’agit d’un évènement associé à:

·         Un point sur l’avancement du projet ;

·         Un livrable intermédiaire à produire / remettre au client ;

·         Une approbation par les décideurs.

Le jalon se matérialise par :

·         Une réunion (entre les acteurs : comité de pilotage, équipe, client, chef de projet…) “réunion de chantier” ;

·         Suivi du PDCA (comparer Prévu et Réalisé) plan out check-out ;

·         Go/No Go : des décisions (continuer, réorienter, arrêter, modifier le CdC ; renégocier le budget).