Chapitre 5 : LES OUTILS AVANCES D’ORGANISATION ET DE PILOTAGE DES PROJETS (1/6)

Le présent chapitre répondra aux questions suivantes:

·         Comment organise ton un projet?

·         Comment négocier un cahier des charges?

·         Comment préparer un planning?

·         Comment établir un budget?

·         Comment répartir et formaliser les responsabilités ?

Ainsi, chacun aura acquis les bases pour se lancer dans la réalisation d’un projet.

Rappel sur le cycle de vie d’un projet

Les 4 phases composant le cycle de vie d’un projet sont:

·         La première phase /DÉFINITION.

·         La seconde phase/MONTAGE : en parallèle de la phase de DEFINITION : budget, planification, responsabilités détaillées

·         La troisième phase/EXECUTION: réalisation du projet, suivi pilotage, modification éventuelle du cahier des charges (CdC), Gestion des risques, Prototypage, tests

·         La quatrième phase/TERMINAISON ou CLÔTURE: livraison des résultats, outils trame du post mortem, transfert au client, formations, réaffectations

Définition	Montage	Exécution/réalisation	Clôture
1‐Objectifs généraux	1‐ Cahier des Charges (CdC)	Suivi/pilotage (éviter l’effet tunnel)	1‐Livraison/transfert
2‐Fiche de Définition	2‐Lots de travail	2‐Modifs CdC (penser au triangle qualité‐coût‐délai)	2‐Formation MOA
3‐Compte Rendu / Todo list	3‐Responsabilités	3‐Gestion des risques	3‐ Post mortem (bilan du projet)
	4‐Planning	4‐Prototypage, tests	4‐Réaffectation des ressources sur d’autres postes
	5‐budget /ressources

Les documents de la phase de DEFINITION sont suffisants pour le cas de petits projets. Mais pour des projets à réaliser sur le long terme ou nécessitant un travail de groupe, on a besoin d’outils plus détaillés qui sont mentionnés dans la colonne de la phase MONTAGE : cahier des charges, lots de travail, responsabilités, planning, budget/ ressources.

Il est à rappeler que les outils traités dans le chapitre 4 (outils essentiels) concernent la phase de DEFINITION: 1/Tableau des acteurs, 2/Matrice SWOT, 3/Méthode SMART, 4/Cycle d’action PDCA et 5/Triangle qualité-coût-délai.

Dans ce chapitre 5, les point 1 à 4 concernent la phase MONTAGE et le point 5 est relatif à la phase EXECUTION /réalisation.

La conclusion traite une partie de la phase de CLÔTURE ainsi que d’autres méthodes de la gestion de projet (méthode Agile, l’une de mes spécialités).

1. Périmètre du projet

Après la phase de DEFINITION, nous allons nous intéresser à la deuxième phase appelée MONTAGE. Dans cette phase de montage, on établit un cahier des charges fonctionnel dont on va voir le principe, quelques modèles ainsi que les démarches permettant sa réalisation à travers d’outils tels que FAST, SADT, UML et la méthode APTE.

Le cahier des charges fonctionnel est le document de référence du projet où on définit les objectifs à atteindre et qui délimite le périmètre du projet.

Le cahier des charges vise à définir et à faire valider par le client les spécifications d’un produit ou d’un service à réaliser. Ici il s'agit de cahier des charges fonctionnel, formulant le besoin au moyen de fonctions détaillant les services attendus et les contraintes auxquelles le produit à fournir est soumis.

Le but du cahier des charges fonctionnel est de définir les fonctions : à quoi et à qui sert le projet/ On pense en termes de besoins : de quoi a-t-on besoin ?

C’est ce que l'on appelle une analyse fonctionnelle externe : quand on conçoit un produit par exemple, on ne va pas regarder comment fonctionne le produit à l'intérieur, mais on va le regarder de l'extérieur, les services qu’il rend.

On regarde les services que rend un produit et non ses fonctions. Donc, on va penser non pas en termes de solutions, c'est-à-dire sur le comment on va le réaliser, mais en termes de besoins.

Du point de vue du triangle Qualité-Coût-Délai, on travaille ici sur les spécifications / la qualité (ce que l’on attend du projet, du livrable et les services qu’il va fournir).

Exemples de trames de cahier des charges pour la réalisation :

● d’un site WEB :

○ contexte et de présentation générale

○ clarification des objectifs

○ publics cibles associés au site

○ quelques principes éditoriaux sur l’organisation de l'information

○ le fonctionnement interne du site, mais du point de vue du client sans entrer

dans les solutions techniques;

○ les stratégies de référencement...

● d’un MOOC :

○ premières questions autour du contexte et des objectifs généraux

○ un travail de l'environnement du MOOC et de ses publics cibles

○ choix de la plateforme

○ les dates, les principales dates des livrables

○ quelques annexes

Comment conduire l’analyse (en grecque Ana=en haut, lyse=découper) (découper de haut en bas) du cahier des charges ? C’est le même principe que de découper un problème en sous-problèmes qui deviennent plus facilement résolvables.

Pour notre cas, on va utiliser un diagramme fonctionnel qui part des fonctions de service, les analyses et les décompose en fonctions techniques (pas de solutions techniques), ce qui correspond à une étude détaillée des besoins du client.

Dans ce chapitre, on va regarder en détail des outils avancés d’analyse fonctionnelle. Le point fondamental de cette étape est de bien définir l’objectif à atteindre (A qui/ quoi sert le projet ? On ne pense pas en termes de solution mais on analyse en termes de besoin).

On parle spécifiquement d’analyse fonctionnelle externe : on ne va pas voir à l’intérieur comment le produit fonctionne, on s’intéresse aux entrées et aux sorties. On ne parle pas des solutions techniques.

L’analyse fonctionnelle, c’est définir et caractériser les fonctions d’un produit par lesquelles les besoins utilisateurs trouvent satisfaction. On l’utilise généralement pour créer ou améliorer un produit. Le cahier des charges fonctionnel qui étudie le besoin doit être validé par le client et ne doit pas comporter de solutions techniques.

Seront expliquées quatre démarches permettant l’établissement d’un CdC fonctionnel en ingénierie :

·         FAST

·         SADT

·         UML

·         APTE

a- La démarche FAST

FAST est l’acronyme de Functional Analysis System Technique. Cet outil a été créé par

Charles W. BYTHEWAY en 1963 est un processus séquentiel.

C’est un diagramme de traduction de fonctions de service en fonctions techniques qui permet de faire une analyse du point de vue d’une séquence temporelle d’opérations consistant en la décomposition de chaque fonction en sous-fonctions selon une logique temporelle.

Le diagramme FAST se construit ainsi :

      L’abscisse, délimitant l’étendue du problème, est composée de 2 limites :

● La plus à gauche correspondant à l'activité la plus générale

● La plus à droite correspondante aux activités les plus détaillées

Sur cette abscisse, la lecture du diagramme FAST s’effectue d'une fonction à l'autre:

● De gauche à droite en posant la question: comment?

● De droite à gauche en posant la question : pourquoi?

      L’ordonnée, matérialisant le temps, permet de représenter les activités simultanées ainsi que les activités continues, se produisant tout le temps.

Les activités sont identifiées de manière intuitive et logique. Le schéma est modifié jusqu’à la satisfaction des interdépendances et la création d’une séquence correspondant à la réalisation du produit.

Le risque du diagramme FAST est d’oublier de mentionner des activités Cf. norme NF EN 12973 décrivant l’outil méthodologique FAST.

b- La démarche SADT

SADT (Structured Analysis and Design Technique) est une démarche systémique de modélisation d'un système complexe ou d'un processus opératoire. Elle fonctionne avec des boîtes. On ne regarde pas ce qui est à l’intérieur de la boîte, mais on regarde uniquement quelle est l’action accomplie, quelles sont les entrées (les matières d’œuvres) et les sorties.

Au-dessus, on va indiquer ce qui alimente le processus et ce qui permet de le piloter.

Au-dessous, on indique avec quoi on effectue cette fonction. Elle permet de travailler par niveaux successifs de plus en plus détaillés.

c- La démarche UML pour produire des logiciels (modéliser un logiciel)

Quand on fait l’analyse fonctionnelle pour l’établissement ou la mise au point d’un logiciel, la méthode la plus utile, c’est l’UML. C’est un langage de modélisation dont la démarche comporte de nombreuses étapes. Les premières étapes qui sont celles de l’analyse fonctionnelle sont au nombre de 3 :

·         Le diagramme des cas d'utilisation,

·         Le diagramme des séquences,

·         Les diagrammes d’interactions (entre l’homme et le logiciel).

d- La méthode APTE

Cette démarche consiste à établir un diagramme d’environnement ou un diagramme pieuvre. Au centre du diagramme, il y a le produit que l’on souhaite concevoir, et autour, on a son environnement. On travaille sur les interactions entre le système à concevoir et son environnement qui peuvent être soit des fonctions principales (= fonctions de transfert), soit des fonctions de contraintes.

Elle désigne une méthode d’analyse fonctionnelle et d’analyse de la valeur pour la conduite de projets d’innovation et d’optimisation. Le but de cette méthode est double : il s’agit à la fois d’accroître la qualité (c’est-à-dire d'aboutir à une meilleure adéquation avec les besoins de l’utilisateur) et de diminuer le coût de ce que l’on étudie.

Cette méthode s’applique aussi bien aux produits, aux procédés de fabrication, aux équipements qu’aux organisations.

e- Utilisation du cahier des charges fonctionnel (CdC F)

Le CdC F est très important car il définit le périmètre du projet :

1. Il doit être absolument validé par le client (le maître d’ouvrage/MOA). Il est également très important d’impliquer dans la rédaction du projet les autres acteurs du projet (par exemple les parties prenantes). Contractuel ou pas, il est toujours le premier document de référence. (C’est le cahier des charges technique qui est toujours contractuel)

2. Il doit être tenu à jour en permanence et révisé avec des modifications approuvées par le client (versionning). Au fur et à mesure des modifications approuvées par le client, des renégociations s'appuient sur le triangle qualité-coût-délais. Ainsi une augmentation de fonctionnalités entraînera une augmentation du coût de réalisation et/ou un délai plus important.

Parmi les éléments important d’un CdC F, il y a la définition des acteurs, les dates de validation et par qui et puis l’historique des modifications (versionning) avec leurs description.

Une fois que tout cela est fait, l’étape de définition du périmètre du projet est achevée. Dans la phase suivante, on ne pense pas en terme fonctionnel, mais travaux tâches et responsabilité.

En définitive, à partir d’un projet ou d’un évènement que vous devez organiser

1. Rédigez un début de CdC

2. Faites le relire / approuver par le client ou un tiers

3. Négociez-en avec lui une version révisée et améliorée.