2. Lots et
responsabilités
Dans l’étape précédente, on a vu comment on faisait pour
définir le besoin auquel répond le projet. On a vu la rédaction du cahier des
charges fonctionnel.
Dans cette partie, on passe d’une logique “fonctionnelle” ou
“de résultat” (i.e. qu’on se demande quel est le résultat final?, à quoi ça
sert) à une logique de travaux (comment fait-on? comme décrit par exemple dans
une Todo list).
Il faut dresser un organigramme des tâches ou diagramme des
travaux ou Work Breakdown Structure (WBS).
Je vous propose 3 types d’outils, de diagrammes :
le WBS
qu’on appelle également le diagramme des tâches ;
l’OBS
(Organisational Breakdown Structure) qui permet de répartir les responsabilités
;
et pour que cela soit bien fait, dans le détail,
on utilise une matrice RACI.
a- WBS : lots
Le WBS (organigramme des tâches ou diagramme des travaux)
est un outil permettant de découper les taches d’un projet en sous-tâches sous
forme de diagramme.
Si on fait un découpage simple on a trop peu de lots et on
oubliera certainement des éléments importants. Si à l’inverse, on a un
découpage trop détaillé, le diagramme contiendra beaucoup de lots et par
conséquent, le projet sera ingérable et causera des pertes de temps. Il faut
donc trouver le bon équilibre.
Comment décomposer des tâches en lots ?
On part de la tâche globale qui correspond en fait au
livrable final (tâche à accomplir) qui doit se trouver en haut du diagramme
puis on analyse en procédant par décompositions successives des tâches en
sous-tâches, puis on réapplique le principe aux sous-tâches.
A la fin, on a ce qu’on appelle un lot de travail.
Les décompositions successives des tâches en sous-tâches
peuvent se faire suivant une logique de découpage en sous-lots par:
·
Métier
·
Localisation
·
Fournisseur
·
Fonction
·
Ordre temporel (successions de temps)
Il faut respecter le fait :
·
qu’un lot donné doit suivre une même logique de
découpage. De ce fait, un WBS peut contenir différentes logiques de découpages
mais pour des lots différents.
·
que la somme des sous-lots doit mener au lot
initial.
En bas du diagramme de l’organigramme, on doit se retrouver
avec des lots :
·
gérables: chaque lot peut être attribué à un
responsable
·
SMART: chaque lot doit être Spécifique,
Mesurable, Accepté, Réaliste (et Ambitieux) et bien définis dans le Temps.
b- OBS : diagramme des responsabilités
Une fois terminée la décomposition des tâches, on passe au
diagramme OBS (Organisational Breakdown Structure) ou Diagramme des
responsabilités .
Par la suite, il s’agit d’affecter ces lots de travail aux
différents acteurs de projet.
On se pose, alors, une série de questions telles que:
·
Qui va réaliser le travail?
·
Qui coordonne et donc assume la responsabilité
du résultat?
·
Qui doit être consulté avant de commencer ?
·
Qui doit être tenu informé du résultat ?
·
Est-ce que la personne est compétente ?
·
Est-ce que la répartition est équitable ?
On veillera à répartir les lots de manière équilibrée.
c- La matrice RACI
Pour un grand projet un OBS ne suffit pas, il faut utiliser
la matrice RACI qui permet passer du WBS (diagramme des tâches) à l’OBS
(diagramme des responsabilités).
Dans le WBS, on a défini un nombre de lots, des lots techniques
(fondations de la maison, etc.) mais on peut également définir des lots de
gestion de projet ou de management (coordination de la construction,
préparation et animation des réunions, le contrôle de certains travaux).
On a d’une part des lots techniques et des lots de gestion
de projet, et d’autres part les acteurs de projet à qui nous devons affecter
ces lots (gérables et SMART) : la matrice RACI permettra de réaliser cette
opération.
Comment fonctionne
une matrice RACI ?
On part du WBS (lots techniques +lots de gestion de projet)
et on essaye de définir, pour chacun des lots finaux (gérables et SMART) le
RACI.
La matrice RACI est composée de 4 types de rôles:
·
R
c’est le Responsable
·
A
c’est la personne qui fait le travail qui exécute : l'Acteur
·
C
c’est une personne qui est Consulté e (demande son avis avant) et puis
·
I
c’est, cela signifie qu'on est Informé (on l’informe, mais elle n’a pas de
décision à prendre).
RACI est une matrice composée de:
·
lignes
contenant des lots gérables et SMART
·
colonnes repérant
les différents acteurs du projet
·
cellules
d’intersection entre les lignes et les colonnes qui peuvent être vide ou contenir l’un ou
plusieurs des rôles RACI sauf R (responsable) qui doit exister une est une seule fois par ligne.
On peut affecter deux rôles dans une même cellule comme R A
dans le cas de petites tâches.
A signaler que pour les petits projets, on n’a pas besoin de
la matrice RACI; le diagramme des responsabilité OBS est suffisant pour
affecter les lots et répartir les responsabilités des différents acteurs.
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