Chapitre 5 : LES OUTILS AVANCES D’ORGANISATION ET DE PILOTAGE DES PROJETS (2/6)

2. Lots et responsabilités

Dans l’étape précédente, on a vu comment on faisait pour définir le besoin auquel répond le projet. On a vu la rédaction du cahier des charges fonctionnel.

Dans cette partie, on passe d’une logique “fonctionnelle” ou “de résultat” (i.e. qu’on se demande quel est le résultat final?, à quoi ça sert) à une logique de travaux (comment fait-on? comme décrit par exemple dans une Todo list).

Il faut dresser un organigramme des tâches ou diagramme des travaux ou Work Breakdown Structure (WBS).

Je vous propose 3 types d’outils, de diagrammes :

      le WBS qu’on appelle également le diagramme des tâches ;

      l’OBS (Organisational Breakdown Structure) qui permet de répartir les responsabilités ;

      et pour que cela soit bien fait, dans le détail, on utilise une matrice RACI.

a- WBS : lots

Le WBS (organigramme des tâches ou diagramme des travaux) est un outil permettant de découper les taches d’un projet en sous-tâches sous forme de diagramme.

Si on fait un découpage simple on a trop peu de lots et on oubliera certainement des éléments importants. Si à l’inverse, on a un découpage trop détaillé, le diagramme contiendra beaucoup de lots et par conséquent, le projet sera ingérable et causera des pertes de temps. Il faut donc trouver le bon équilibre.

Comment décomposer des tâches en lots ?

On part de la tâche globale qui correspond en fait au livrable final (tâche à accomplir) qui doit se trouver en haut du diagramme puis on analyse en procédant par décompositions successives des tâches en sous-tâches, puis on réapplique le principe aux sous-tâches.

A la fin, on a ce qu’on appelle un lot de travail.

Les décompositions successives des tâches en sous-tâches peuvent se faire suivant une logique de découpage en sous-lots par:

·         Métier

·         Localisation

·         Fournisseur

·         Fonction

·         Ordre temporel (successions de temps)

Il faut respecter le fait :

·         qu’un lot donné doit suivre une même logique de découpage. De ce fait, un WBS peut contenir différentes logiques de découpages mais pour des lots différents.

·         que la somme des sous-lots doit mener au lot initial.

En bas du diagramme de l’organigramme, on doit se retrouver avec des lots :

·         gérables: chaque lot peut être attribué à un responsable

·         SMART: chaque lot doit être Spécifique, Mesurable, Accepté, Réaliste (et Ambitieux) et bien définis dans le Temps.

b- OBS : diagramme des responsabilités

Une fois terminée la décomposition des tâches, on passe au diagramme OBS (Organisational Breakdown Structure) ou Diagramme des responsabilités .

Par la suite, il s’agit d’affecter ces lots de travail aux différents acteurs de projet.

On se pose, alors, une série de questions telles que:

·         Qui va réaliser le travail?

·         Qui coordonne et donc assume la responsabilité du résultat?

·         Qui doit être consulté avant de commencer ?

·         Qui doit être tenu informé du résultat ?

·         Est-ce que la personne est compétente ?

·         Est-ce que la répartition est équitable ?

On veillera à répartir les lots de manière équilibrée.

c- La matrice RACI 

Pour un grand projet un OBS ne suffit pas, il faut utiliser la matrice RACI qui permet passer du WBS (diagramme des tâches) à l’OBS (diagramme des responsabilités).

Dans le WBS, on a défini un nombre de lots, des lots techniques (fondations de la maison, etc.) mais on peut également définir des lots de gestion de projet ou de management (coordination de la construction, préparation et animation des réunions, le contrôle de certains travaux).

On a d’une part des lots techniques et des lots de gestion de projet, et d’autres part les acteurs de projet à qui nous devons affecter ces lots (gérables et SMART) : la matrice RACI permettra de réaliser cette opération.

Comment fonctionne une matrice RACI ?

On part du WBS (lots techniques +lots de gestion de projet) et on essaye de définir, pour chacun des lots finaux (gérables et SMART) le RACI.

La matrice RACI est composée de 4 types de rôles:

·         R c’est le Responsable

·         A c’est la personne qui fait le travail qui exécute : l'Acteur

·         C c’est une personne qui est Consulté e (demande son avis avant) et puis

·         I c’est, cela signifie qu'on est Informé (on l’informe, mais elle n’a pas de décision à prendre).

RACI est une matrice composée de:

·         lignes contenant des lots gérables et SMART

·         colonnes repérant les différents acteurs du projet

·         cellules d’intersection entre les lignes et les colonnes qui peuvent être vide ou contenir l’un ou plusieurs des rôles RACI sauf R (responsable) qui doit exister une est une seule fois par ligne.

On peut affecter deux rôles dans une même cellule comme R A dans le cas de petites tâches.

A signaler que pour les petits projets, on n’a pas besoin de la matrice RACI; le diagramme des responsabilité OBS est suffisant pour affecter les lots et répartir les responsabilités des différents acteurs.